Tres claves para institucionalizar una empresa. - Revista Ganar-Ganar
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Tres claves para institucionalizar una empresa.

  • Cuando las empresas inician, el entusiasmo nubla la planeación a mediano y largo plazo.
  • Los procesos son pieza clave para consolidar proyectos familiares y permiten dar claridad hacia dónde dirigir la compañía.
  • Hay herramientas tecnológicas que facilitan a las firmas su evolución y las pueden proyectar más allá del estándar de vida estimado.
El asombroso crecimiento y valor de las pequeñas y medianas empresas en Latinoamérica es innegable; sin embargo, muchas de ellas tienen un periodo de vida limitada. Por ejemplo, en México la esperanza de vida promedio de una compañía recién creada es de 7.8 años y a nivel Latinoamérica se estima por debajo de esa cifra, lo cual evita que puedan consolidarse en sus mercados.
Las causas de cierre son numerosas, pero hay una situación clave que trasciende a la competencia u otros factores externos: la institucionalización, ese momento en que se debe transformar su nivel de gestión, reasignar obligaciones y entregar las decisiones a una evaluación gerencial en búsqueda de tomar acciones claves.
“Emprender es siempre plausible. El tema es superar, desde el inicio, la operación del día a día, pensar en el crecimiento, y por ende la planeación. ¿Cómo se logra? Incorporando en el momento indicado aliados y/o tecnologías que permitan fluir de manera orgánica, pero estructurada, para concentrarnos en identificar cómo innovar y dar más valores agregados a los productos y/o servicios que damos”, señala Ricardo Boy, Director Business Development de Intelisis.
“Es común saber a dónde quieres llegar, pero pocas veces se observa el camino hacia delante. Si desde el inicio tienes métodos y tus áreas funcionan, tu evolución es segura y alcanzas objetivos contundentes, eso es el valor de la institucionalización”, refiere Boy.
Ante este reto, los expertos refieren tres elementos claves:
DEFINIR OBJETIVOS
Inicialmente la misión y visión son aspectos claves para las Pymes que enuncia los alcances que tendrá  la empresa en un futuro. Pero es de gran importancia considerar que a medida que pasa el tiempo, estos se tendrán que afinar cada vez más, enfocados a la especialización de la compañía. Incluso cada acción implementada debería tener presente esta filosofía.
TRANSPARENCIA EN LOS PROCESOS 
A medida que la empresa crece, los procesos e información se van multiplicando. En esta transición es vital que los equipos de trabajo entiendan de manera tangible e inmediata el valor de estandarizar; esta es la forma en que se pueden identificar cadenas sueltas, como son:
  • Heredar malos hábitos que a la larga serán costosos.
  • Distorsión de datos por un tema de interpretación y desalineados manuales de operación.
  • Reinvención de un entendimiento que, sin análisis, bloquea el logro de objetivos.
La fórmula para contener dichos males, es sumar, al ritmo de la consolidación, herramientas tecnológicas como las ERP, las cuales contribuyen a dar orden interno y a la vez, permiten que la data se transparente, de manera segura y eficiente, permitiendo crecer.
“La automatización en temas internos libera de cargas innecesarias y permite que la institucionalización sea una realidad para las Pymes”, subraya Boy. “Al liberar tareas se favorecen los esfuerzos orientados al crecimiento empresarial, permite capitalizar objetivos y llevar a cabo la visión y misión de la compañía”, enfatiza.
EVALUACIÓN 
El talón de Aquiles de las Pymes está presente cuando toman decisiones importantes, sea por exceso de información o por falta de orden en la misma. Al tener herramientas y procesos, la evaluación de los datos permite visualizar y planificar una realidad deseada. Además, ayuda a mantener la objetividad cuando los datos dependen de varios equipos de trabajo; evaluar da sintonía y dirección.
La tecnología nos da la capacidad de ejemplificar y hacer más sencilla la institucionalización de una empresa. Estar siempre a la vanguardia sobre cómo esta nos puede facilitar la sistematización.
La evolución ordenada y el camino a la institucionalización se caracterizan por tener claridad y accesibilidad a contenido que se pueda analizar para visualizar proyecciones al momento, sin importar contingencias externas, personal interno o variación de tiempos.
“Mantener firme la filosofía institucional, alinear los procesos de negocios y ejercer la misión y visión, son los puntos claves que se deben seguir para impulsar el crecimiento”, finaliza Ricardo Boy.
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