Tips para implementar CFDI 4.0 y evitar sanciones en 2023
“Consideramos que postergar la entrada en vigor obligatoria del CFDI 4.0 para el 1 de enero del 2023 es una decisión acertada por parte del SAT, ya que permitirá que durante los próximos meses los contribuyentes puedan familiarizarse con las implicaciones de este cambio y trabajar en la implementación de procesos internos en las empresas y la adquisición de tecnologías que permitan estar preparados para no incurrir en sanciones de la autoridad”, Rafael Soto, CEO de Box Factura.
La decisión del SAT para establecer una nueva prórroga para la entrada en vigor del CFDI 4.0, está teniendo un fuerte impacto en la gestión fiscal, administrativa y contable de millones de contribuyentes en el país.
La principal razón es la bajísima adopción de esta modalidad: de acuerdo con el Informe Tributario y de Gestión del Primer Trimestre de 2022 del SAT, se emitieron más de 2,299 millones de facturas electrónicas, de las cuales, 99.72% corresponden a la versión 3.3 y el resto a la versión 4.0, es decir, sólo 0.28%, menos del 1%.
Uno de los principales problemas, tiene que ver con la obtención de la Constancia de Situación Fiscal, necesaria para la emisión de comprobantes 4.0, un trámite que ha resultado un dolor de cabeza para empresas y para la propia autoridad.
Otro factor es la enorme cantidad de empleados a los que se les solicitó este documento (más de 47 millones de personas, según la Secretaría de Hacienda), lo que ha implicado una gran complejidad en las oficinas físicas de atención, además de la saturación de servicios de plataformas electrónicas que el SAT puso a disposición de los contribuyentes.
Por si fuera poco, la quinta ola de contagios de COVID-19 y los riesgos sanitarios que se derivan tanto para funcionarios y servidores públicos como para los propios ciudadanos, se sumaron a la lista de factores adversos que han impedido una rápida adopción.
A continuación 7 recomendaciones básicas para acelerar la implementación del CFDI 4.0 en las empresas:
- Aprovechar la oportunidad para subir tu negocio a la ola de transformación digital: eventualmente el plazo se cumplirá y es mejor si lo haces antes de que llegue el próximo año. Considera que más que la adquisición de tecnología, la transformación digital es un cambio cultural.
- Revisa tus políticas de gobernanza y cumplimiento: la autoridad seguirá recrudeciendo las obligaciones fiscales con una finalidad recaudatoria, lo que obligará a las empresas a revelar más información en aras de un control más estricto del contribuyente.
- Acelerar la obtención de la Constancia de Situación Fiscal lo antes posible aprovechando las facilidades que ha brindado la autoridad, por ejemplo a través de plataformas virtuales. Si es necesario, da facilidades a tus empleados para obtener este documento.
- Invertir en una herramienta tecnológica que ayude a realizar la emisión de comprobantes 4.0 cumpliendo con los requisitos del SAT. En los próximos meses veremos un boom de herramientas especializadas por industria, así que si puedes adquirir una que sea más compatible con tu tipo de negocio, mucho mejor.
- Robustecer tus controles de procesos para el reporte de temas específicos como nóminas y viáticos, buscando maximizar la deducibilidad de aquellas categorías en las que puedas hacerlo.
- Respaldar la información fiscal en la nube mediante el uso de una bóveda digital fiscal, eso te permitirá automatizar procesos, detectar rápidamente cancelaciones de facturas y traerá beneficios adicionales: los equipos de contabilidad, nómina, administración, control de gastos, compras, fiscal y el equipo directivo podrán compartir información y tomar decisiones ágilmente.
- Estar al día en el cumplimiento de las obligaciones fiscales, ya que documentar problemas del pasado puede resultar más complejo y generar sanciones más complicadas de resolver durante 2023.
